Lo esencial
- Mantenga vinculados el pedido de la tienda, el SKU del almacén y la versión aprobada de las instrucciones.
- Compruebe las cancelaciones y los cambios a través del canal de pedidos acordado antes de autorizar la salida.
- Una etiqueta preparada y la entrega física al transportista son hechos distintos.
Acuerde qué significa cada etapa
| Etapa del pedido | Qué debe quedar claro | Registro útil |
|---|---|---|
| Pedido recibido | El equipo dispone de la referencia del pedido y de los datos acordados para revisarlo. Recibir información no autoriza por sí solo el embalaje ni la expedición. | Referencia del pedido, canal de origen y versión de las instrucciones. |
| Pendiente de aclaración | Una variante, una cantidad de existencias, una personalización o un cambio requiere una decisión. Acuerde si el pedido puede quedar en espera y quién responde a la consulta. | La consulta pendiente, la persona responsable de decidir y la próxima actualización acordada. |
| Preparación autorizada | La correspondencia de productos, las cantidades y la versión del embalaje se han revisado mediante el proceso de aprobación acordado. | La instrucción aprobada y quién ha autorizado esta etapa. |
| Entregado al transportista | Confirme la entrega física por separado de la creación de la etiqueta. La terminología de los eventos y el momento del escaneo varían según la red de transporte. | El registro de recogida o aceptación, la referencia del envío y el seguimiento disponible. |
| Incidencia en revisión | Una incidencia necesita seguimiento. Acuerde quién revisa las pruebas, decide la siguiente acción e informa al vendedor. | La incidencia, el último evento conocido y la persona responsable de la siguiente acción. |
Relacione los nombres que utilizan su tienda y el almacén
«Sand» en su anuncio y «beige» en un archivo del proveedor pueden describir productos diferentes. Vincule la variante exacta con una referencia de existencias estable, añadiendo una foto o especificación cuando sea útil. Acuerde qué hacer si falta una referencia; un artículo de aspecto parecido no debe sustituir sin aviso a la variante solicitada.
- Variante de la tienda, SKU del almacén y cantidad por pedido
- Contenido del conjunto y artículos que deben enviarse juntos
- Referencia de personalización y especificación del producto aprobada
Haga que la versión de las instrucciones sea fácil de identificar
Utilice una referencia de producto y embalaje con fecha. Identifique el inserto aprobado, la distribución de la etiqueta y cualquier prohibición de sustitución. Un archivo nuevo en un mensaje es una propuesta de cambio hasta que las personas responsables confirmen a qué pedidos se aplica.
Defina cómo se deciden las cancelaciones y los cambios
Acuerde quién comprueba el canal de pedidos del vendedor antes de preparar y autorizar la salida. La documentación de Etsy de ShipStation advierte que una cancelación en Etsy no se reconoce automáticamente en ShipStation; por eso conviene verificar la conexión concreta, en lugar de asumir que todos los estados se sincronizan. Confirme si ya se ha realizado trabajo o una recogida antes de prometer una detención o modificación.
- Quién comprueba una cancelación o una instrucción actualizada
- A qué pedidos afecta el cambio y si el trabajo ya ha comenzado
- Quién confirma la puesta en espera, la reanudación u otras medidas, incluidos los posibles costes
Distinga los hechos del envío de los mensajes al comprador
Utilice el lugar real de expedición y la ruta acordada. Para los pedidos de Etsy destinados a Estados Unidos, confirme el acuerdo DDP exigido y los cargos incluidos. Etsy exige que los vendedores marquen un pedido como enviado solo después de que se haya enviado realmente. Acuerde quién proporciona el seguimiento, quién actualiza la tienda y quién responde al comprador; este sitio web no actualiza automáticamente los pedidos de Etsy.
Un ejemplo sencillo de coordinación con el almacén
Esta correspondencia es un ejemplo para conversar, no un caso de un cliente ni un pedido aprobado. Su finalidad es hacer visible una discrepancia antes del embalaje.
- Variante de la tienda «Sand / 350 ml» → referencia de almacén propuesta MUG-SAND-350; confirme la correspondencia
- Cantidad del conjunto: dos tazas; instrucción de embalaje propuesta PACK-v3; aún requiere aprobación
- Personalización: utilice el campo privado de pedido acordado; el borrador público de planificación utiliza [NAME] como marcador
- Si las existencias recibidas llevan la referencia MUG-WHITE-350, solicite una decisión antes de sustituirlas
Empiece por el paso que no esté claro
No necesita un documento operativo completo para hacer una primera consulta. Indíquenos el producto y en qué paso de coordinación con el almacén necesita ayuda. La lista editable que aparece abajo es un borrador opcional para conversar; los datos detallados de la dirección del comprador y las credenciales deben gestionarse en un canal de pedidos seguro y acordado.
Su lista editable
Prepare un resumen para el equipo sobre sus pedidos
Utilice esta lista para planificar el traspaso de un pedido al equipo. No envía un pedido operativo ni autoriza el embalaje o el despacho. Todos los campos son opcionales; deje en blanco los detalles sin confirmar.
Este borrador permanece en esta página. Cópielo o descárguelo para conservarlo antes de salir o recargar.
Hasta 350 caracteres por campo. Los documentos más detallados pueden enviarse por separado después.
No se envía nada automáticamente. No incluya contraseñas, datos de pago ni datos personales del comprador.
Preguntas de los vendedores
¿Enviar esta lista autoriza el embalaje o la expedición?
No. Es un borrador para conversar. El equipo aún debe confirmar el servicio, las instrucciones vigentes, el proceso de aprobación y los posibles costes mediante el acuerdo establecido.
¿Se puede cancelar siempre un pedido después de crear una etiqueta?
No lo dé por hecho. Una etiqueta por sí sola no indica si ya se ha realizado trabajo o una entrega física. Pida al equipo que compruebe la etapa actual y confirme qué se puede cambiar todavía.
¿Debo incluir las direcciones de los compradores o mi contraseña de Etsy en la lista?
No. Utilice aquí referencias internas y marcadores. Los datos de entrega de los compradores y la autorización de la cuenta se gestionan únicamente mediante un canal seguro y acordado cuando sean necesarios.
Fuentes de esta guía
Estas notas de preparación se basan en recursos públicos de transportistas y organizaciones del sector. El equipo confirma los requisitos aplicables a su producto y ruta.
- ShipStation: requisitos de integración con Etsy
Los requisitos de pedidos, la transmisión de datos de envío y las limitaciones de cancelación de esta integración explican por qué importan las comprobaciones específicas de cada conexión.
- Política de envíos de Etsy
Responsabilidades del vendedor respecto al lugar real de expedición, DDP para pedidos destinados a Estados Unidos, marcado del envío y entrega al comprador.
- Etsy: proveedores de envío externos
Los permisos para los datos de envío varían según la aplicación, el origen y el historial de conexión. Una lista de planificación no concede acceso a la API.
- FedEx: significado de los estados de seguimiento
Ejemplo de un transportista que distingue una etiqueta preparada de la aceptación física del paquete; otras redes utilizan sus propios eventos.